Digitalizar con éxito el arrendamiento financiero: por qué es clave la gestión del cambio

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En los proyectos de transformación digital, a menudo hablamos de tecnología, funcionalidades, UX, conectores API, etcétera. Pero demasiado pocas veces hablamos de lo que realmente marca la diferencia entre un proyecto de éxito y otro que se abandona: la gestión del cambio.

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En anylease, ayudamos a un gran número de empresas a digitalizar la gestión de sus contratos de leasing y alquiler a largo plazo (LTL) mediante nuestra solución Leas@. Y una cosa es cierta: un software, por potente que sea, no vale nada sin una sólida adopción por parte de los usuarios.

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1. El verdadero reto no es técnico, es humano

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Una de las formas más esclarecedoras de entender esta dinámica es lo que se conoce como curva del cambio, también conocida como "curva del duelo de Kübler-Ross", descrita por primera vez en Sobre la muerte y la agonía de Elisabeth Kübler-Ross(fuente)... Adaptada al mundo empresarial, describe las fases emocionales que atraviesan los empleados ante un cambio profundo: shock, negación, resistencia, exploración, aceptación, compromiso. Comprender esta curva significa anticipar los momentos críticos en los que hay que reforzar el apoyo, la escucha y la comunicación.

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Nos recuerda que el rechazo inicial no es un signo de fracaso, sino una etapa natural del proceso de transición. Por eso cada proyecto Leas@ se basa en un enfoque humano y progresivo, arraigado en la realidad de los equipos empresariales.

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El despliegue de una herramienta como Leas@ aporta una respuesta práctica a los problemas de gestión de contratos, automatización, fiabilidad y control de flujos. Pero para los usuarios es un trastorno: nuevos hábitos, nuevas interfaces, nuevos reflejos.

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La resistencia al cambio es un fenómeno bien documentado. En su libro de referencia "Leading Change", John P. Kotter explica que el 70% de los proyectos de transformación fracasan principalmente por la falta de gestión del cambio, y no por la tecnología en sí(fuente). explica que el 70% de los proyectos de transformación fracasan principalmente por la falta de gestión del cambio, y no por la tecnología en sí.

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Tres perfiles de usuario típicos:

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• Los convencidos: los impulsores del proyecto, a menudo frustrados por las viejas herramientas.

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• Escépticos: cautelosos, necesitan pruebas y una demostración de valor.

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• Los reticentes: apegados a los procesos existentes, a veces preocupados por su papel.

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Por eso la digitalización no puede reducirse a un proyecto técnico. Es un proyecto humano, cultural y de gestión.

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2. Un enfoque estructurado e integrado de la gestión del cambio

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El éxito de un proyecto de integración y despliegue de Leas@ se basa en una metodología de apoyo de eficacia probada, que hemos desarrollado a lo largo de varios encargos y proyectos a gran escala.

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🔍 Fase 1: Diagnóstico y alineación estratégica

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• Identifique a las principales partes interesadas en cada nivel de la organización.

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• Trazar un mapa de los procesos existentes, los elementos operativos irritantes y las áreas de fricción.

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• Definir los objetivos estratégicos y empresariales del proyecto (KPI, ROI, calendario de adopción).

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🧠 Fase 2: Comunicación y aculturación

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• Presentar las ventajas de la solución por perfil de usuario, de forma selectiva.

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• Crear una dinámica positiva en torno al cambio a través de embajadores internos.

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• Elimine los obstáculos con ejemplos concretos, resultados cuantificados y narración de historias.

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🎓 Fase 3: Formación específica y desarrollo de competencias

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• Plan de formación, empresa por empresa, función por función.

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• Casos prácticos extraídos de su realidad operativa.

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• Acceso a una plataforma de apoyo y a diversos formatos (en directo, asíncrono, preguntas frecuentes).

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🔁 Fase 4: Seguimiento y ajustes posteriores al despliegue.

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• Formar a los directivos locales para que se conviertan en impulsores del cambio.

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• Aplicación de los KPI de adopción (tasas de conexión, uso de módulos, comentarios).

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• Bucles de mejora continua y cambios en la configuración de la solución.

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3. Lo que realmente se consigue con la gestión del cambio

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🎯 Rápida adopción: los usuarios se sienten implicados y formados desde el principio, lo que reduce el tiempo que tardan en familiarizarse con el sistema.

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📉 Menos resistencia: abordamos los irritantes desde el principio, con empatía y educación.

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📈 Valorar los resultados: los beneficios se miden, son visibles y se comparten dentro de la organización.

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💬 Mayor compromiso: la herramienta se convierte en una palanca para el rendimiento, no en una restricción impuesta.

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Como señala Peter Senge, autor de La Quinta Disciplina, "las personas sólo aceptan el cambio cuando comprenden por qué es necesario y participan en su aplicación"(fuente). "Las personas sólo aceptan el cambio cuando comprenden por qué es necesario y participan en su aplicación".

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4. Opinión de los clientes: transformación con Leas@

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Un distribuidor multimarca quería modernizar la gestión de sus contratos de leasing a largo plazo, que estaba repartida entre varios sistemas y equipos. Desde el principio, elaboramos con ellos un programa de adopción que incluía talleres específicos para la empresa, formación en el puesto de trabajo y comunicación multinivel.

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Resultados al cabo de 6 meses:

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• 100% de usuarios formados y activos en Leas@

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• Reducción del 65% del tiempo de tramitación de los expedientes

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• Alto grado de autonomía para los equipos de ventas

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• Comentarios muy positivos de los usuarios

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Pero el ejemplo más emblemático es el de una gran empresa del sector energético, que ha confiado en anylease para transformar la gestión de su flota de más de 6.500 vehículos. Gracias a un profundo trabajo de gestión del cambio, el proyecto se implantó con éxito en todo el país, en un exigente entorno multijugador.

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5. Conclusión: la tecnología no basta, el apoyo marca la diferencia

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El éxito de un proyecto de digitalización del leasing no depende únicamente de la calidad del software. Depende sobre todo de la capacidad de conseguir que los equipos se suban al tren, de construir una ruta de adopción clara y de aprovechar al máximo los beneficios tangibles en cada etapa.

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Esta es la filosofía que guía nuestro trabajo en anylease. Y es lo que hace que Leas@ sea mucho más que una herramienta: una palanca para la transformación sostenible.

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¿Es usted gestor o jefe de proyecto y está preparando una transformación digital en torno al arrendamiento?

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